ISO 9001 : 2008

2.0 OTORISASI DAN PERSETUJUAN

Pedoman Mutu ini telah di otorisasi dan disetujui untuk menjadi sebuah sistim Pedoman Mutu dari PT. TARAM yang telah disesuaikan dengan ISO 9001:2008 pada 20 Juli 2011

No. N A M A JABATAN TANDA TANGAN
1. Nunus Nugroho AP, Ir MM Presiden Direktur
2. Meli Suprayitno, S.T. Exsekutif Direktur
3. Gamal Rizal, SH General Manager / MR
4. Rudi Ariyanto, Amd Divisi Marketing
5. Ria Oktaviani Sinia, S.T Divisi Logistik
6. Deni Pratama, SKom. Divisi Personal & Database
7. Dody Fasola, S.T. Manager Teknik & Infrastruktur
8. Elisar Sormin, S.T. Divisi Perencanaan
9. Budi Irawan Hasirin Oku, S.T Divisi Pengawasan
10. Suhairi Maragani, S.T Divisi Study Kelayakan
11.Dewi Manager Akunting
12.Bahroni Kepala Cabang Jakarta
13.Bimo Kepala Cabang Medan

1.0. HAK CIPTA DAN DISTRIBUSI

DAFTAR DISTRIBUSI
No. Pejabat Berwenang
1. Presiden Direktur
2. Direktur Exsekutif
3. General Manager / MR
4. Manager Teknik & Infrastruktur
5. Manager Akunting
6. Divisi Perencanaan
7. Divisi Pengawasan
8. Divisi Study Kelayakan
9. Divisi Logistik
10. Divisi Marketing
11. Divisi Personil & Database
12. Kepala Cabang Medan
13. Kepala Cabang Jakarta


3.1 KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan Mutu PT. TARAM adalah meningkatkan dan menjaga mutu jasa konsultan untuk memenuhi persyaratan dari pengguna jasa dengan harga yang bersaing, penyerahan pekerjaan sesuai dengan jadwal, menjamin kesesuaian terhadap sepesifikasi teknik, kode, standard dan peraturan peraturan yang berlaku.

Tujuan Mutu
- Menerapkan Sistim Managemen mutu ISO 9001:2008
- Agar terbentuk pola kerja yang terstruktur, cepat waktu, tepat biaya dan memenuhi standar managemen mutu dalam setiap pelaksanaan kegiatan jasa konsultan.
Sasaran Mutu
- Meningkatkan performa dan kinerja perusahaan untuk menghasilkan pekerjaan yang berkualitas dan memenuhi standar mutu global guna memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pengguna jasa

Untuk mencapai Kebijakan Mutu tersebut PT. TARAM harus menerapkan dan mengembangkan Sistim Managemen Mutu sesuai dengan standard ISO 9001:2008, mendidik dan mengajar karyawan untuk mengembangkan Sumber Daya Manusia, mengatur semua kegiatan yang berhubungan dengan mutu dimasa depan untuk mengurangi dan pencegahan terhadap ketidak sesuaian, memilih merawat dan mengembangkan fasilitas yang diharapkan berhubungan dengan jasa konsultan dengan menggunakan methode yang cocok dan berhubungan dengan teknologi.
Seluruh karyawan dan staf ahli harus disadarkan atas kepeduliannya pada Kebijakan Mutu perusahaan dengan melalui pengajaran/penerbitan/pengumuman kebijakan atau pengantar pada saat pertemuan atau rapat dan meyakinkan bahwa kebijakan dipahami dengan benar diterapkan dan di pelihara oleh semua tingkatan di perusahaan.
General Manager ditujuk sebagai Quality Managemen Representative ( Wakil Managemen) dan bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang berhubungan dengan mutu.
Otorisasi dari Kebijakan Mutu ini adalah otorisasi seluruh Pedoman Mutu.
Pedoman Mutu ini menguraikan Sistim Managemen Mutu di PT. TARAM, hal ini di dukung dengan Standart operating Prosedure dan Work Instruction yang mendefinisikan secara detail bagaimana tiap-tiap bagian perencanaan teknik dari sistim diterapkan.

Bandar Lampung, 20 Juli 2011

Nunus Nugroho AP, Ir., M.M.
Presiden Direktur

4.0 SISTIM MANAGEMEN MUTU

4.1 Persyaratan Umum
Hal ini merupakan tujuan dari PT. TARAM untuk menyusun suatu dokumen sistim mutu dan keseluruhan rencana mutu yang di kehendaki oleh mutu dari seluruh organisasi.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum
Sistim pengawasan dari sistim mutu didokumentasikan di dalam empat tingkatan yang masing-masing dipertimbangkan sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki oleh ISO 9001:2008. Tingkatan-tingkatan tersebut terdiri dari :

1. Pedoman Mutu (Tingkat I)
Pedoman Mutu menjelaskan kebijakan yang dilaksanakan oleh PT. TARAM untuk memenuhi permintaan ISO 9001: 2008 dan pembagian tanggung jawab di dalam perusahaan.

2. SOP ( Standard Operating Prosedures) (Tingkat II)
SOP menjelaskan prosedure yang diterapkan untuk mengisi permintaan dari Pedoman Mutu dan pembagian tanggung jawab di dalam sistim mutu.

3. WI ( Work Instruction) (Tingkat III)
Work Instruction menjelaskan bagaimana suatu aktifitas di bentuk dan dimana menjelaskan kekurangan perintah/instruksi yang menyebabkan kerugian pada sistim mutu.

4. Dokumen Pendukung ( tingkat IV)
Berisi formulir/record untuk melaporkan hasil kegiatan dan dokumen external seperti gambar, spesifikasi, peraturan-peraturan pemerintah atau internasional.

5. Rencana Mutu
Rencana mutu digunakan untuk memastikan semua mutu yang dikehendaki oleh pengguna jasa yang sah dapat ditemukan dan digunakan untuk saling menghubungkan semua aktifitas yang ada, mulai dari penerimaan tender bahan mentah untuk menghasiknan produk jadi. Rencana mutu di kembangkan untuk memberikan ketetapan produk yang diperlukan oleh pengguna jasa, yang mencakup secara keseluruhan batasan-batasan produk yang telah digariskan pada proses tender proyek.

4.2.2 Pedoman Mutu
Pedoman Mutu mencakup persyaratan untuk organisasi dalam menspesifikasi dan mempertimbangkan persyaratan yang tidak dapat diterapkan dalam quqlity manual, yang merupakan deskripsi urutan dan interaksi proses-proses yang terdapat didalamnya, juga merupakan referensi terhadap prosedure sistim mutu dan acuan dalam pendokumentasian yang mencakup kompleksitas operasional dan kompetensi personel.

4.2.3 Pengendalian Dokumen
Organisasi menyediakan sistim mutu untuk mengendalikan dokumen dan data agar dapat dipergunakan sesuai fungsinya dan keefektifannya.
Sistim pengawasan dokumen dimulai dari pemilik dokumen, yang bertugas pada posisi organisasi, diharapkan untuk mengendalikan seluruh dokumen dan data yang berhubungan dengan fungsi mereka, untuk memastikan bahwa :

1. Dokumen dan data yang telah di terbitkan disetujui oleh personil yang terutama menpunyai hak untuk menrbitkan external dokumen termasuk didalamnya ( spesifikasi dan gambar serta pendukung yang lain).

2. Status revisi yang berlaku harus diketahui

3. Penerbitan sesuai dengan kegiatan yang di kehendaki

4. Dokumen kadaluarsa obsolute harus dimusnahkan, dapat disimpan untuk keperluan identifikasi yang diperlikan untuk mencegah peyalah gunaan.

5. Perubahan disetujui dan di sahkan oleh pihak yang berhak, tempat pemakaiannya, perubahan awalnya di identifikasi untuk penerbitan ulang.

6. Dokumen dan data ditinjau kembali untuk memperoleh kapastian yang berkelanjutan dan kecukupannya yang sesuai.

Pengendalian dokumen dan data harus berasal dari penerbitan terakhir yang berada pada lokasi operasional yang sangat berguna untuk mengefektifkan fungsi sistim mutu agar berhasil
Pengendalian dapat menggunakan cara elektronik atau manual sesuai dengan kebijaksanaan personal yang memegangnya.

4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu
Organisasi mencatat dan merawat semua catatan mutu yang digunakan untuk menunjukan kesesuaian pada sepesifikasi pengguna jasa dan peraturan yang berlaku dan penerapan sistim mutu secara efektif. Untuk pengawasannya prosedure terdokumentasi secara detail menggunakan cara mengidentifikasi catatan mutu, mengumpulkan, mengindek, memfailkan, menyimpan dan memelihara, merawat serta menempatkan sesuai dengan masa berlaku yang sudah di tentukan. Catatan mutu di simpan sedemikian rupa mudahnya agar memudahkan pengambilan dan pencegahan kerusakan atau tercampur pada penyimpanannya. Jika kontrak disetujui maka catatan mutu dibuat dan dievaluasi oleh pengguna jasa atau yang mewakilinya.
Catatan Mutu dipelihara tetapi tidak terbatas untuk tujuan-tujuan Tinjauan managemen, tinjauan kontrak/komunikasi dengan pengguna jasa, tinjauan desin, verifikasi dan perubahan, penerimaan pemasok, produk yang teridentifikasi dan ketelusurannya, verifikasi produk yang di keluarkan, inspeksi dan catatan test dan otorisasi untuk mengeluarkan produk, pengendalian inspeksi pengukuran dan peralatan pengetesan, tinjauan dan penempatan produk yang sesuai dengan tindakan koreksi dan pencegahan, audit mutu internal pelatihan, catatan mutu dapat dibuat dalam bentuk media hard copy atau electronik.

Reference: Standard ISO 9001:2008 bab 4.0
Standard Operating Prosedur SOP 4.0

5.0 TANGGUNG JAWAB MANAGEMEN

5.1 Komitment Managemen.
Dalam hal ini top managemen memberikan jaminan atau komitmen untuk mengembangkan, meningkatkan sistim managemen mutu ISO 9001: 2008 dan secara terus menerus memperbaiki nya melalui hal-hal sebagai berikut :

1. Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturan-peraturan yang ada serta diterapkan pada lingkungan organisasi terhadap produk yang ditawarkan kepada pengguna jasa.

2. Memulai atau mengajukan tindakan/ukuran-ukuran serta mengkomunikasikannya keseluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pengguna jasa.

3. Menetapkan kebijakan mutu dan tujuan mutu.

4. Meninjau ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki ukuran-ukuran dan data serta pada saat yang sama menyediakan sumber –sumber daya guna mencapai tujuan mutu

5. Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip managemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008.
melakukan peninjauan ulang managemen mutu sesuai ISO 9001 : 2008

5.2 Fokus pada pengguna jasa
Memberikan beban agar top manageman terlibat terhadap kebutuhan-kebutuhan pengguna jasa. Top Managemen menjamin bahwa kebutuhan pengguna jasa ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pengguna jasa, dengan methodologi yang menjamin bahwa kebutuhan-kebutuhan dan informasi kepada pengguna jasa telah ditetapkan melalui sistim managemen mutu ISO 9001 : 2000, dan dikonversikan kedalam persyaratan-persyaratan serta sesuai untuk mencapai tujuan kepuasan pengguna jasa, demikian pula tanggung jawab yang terkait dengan produk, termasuk persyaratan hukum dan peraturan yang telah di identifikasi dan ukuran-ukuran yang telah ditetapkan untuk memenuhi kepuasan pengguna jasa.

5.3 Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu di kembangkan agar dapat menjamin bahwa top managemen telah menetapkan kebijakan Mutu, kebjiakan Mutu yang dirumuskan harus memberikan perhatian utama pada komitmen managemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus menerus efektifitas dari sistim managemen Mutu ISO 9001 : 2008, serta memberikan kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan mutu. Managemen organisasi harus memperhatikan hal sebagai berikut :

1. Memiliki Kebijakan Mutu dari organisasi

2. Kebijakan Mutu tersebut di tanda tangani oleh top managemen.

3. Kebijakan Mutu sesuai dengan tujuan dari organisasi.

4. Kebijakan Mutu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan,
kepuasan pengguna jasa dan peningkatan terus menerus.

5. Kbijakan mutu di komunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai.

6. Menetapkan mekanisme untuk meninjau ulang kesesuaian kabijakan mutu dan mengendalikannya.

5.4 Perencanaan.

5.4.1 Sasaran Mutu
Sasaran Mutu menyatakan bahwa managemen organisasi harus menetapkam sasaran mutu, pada fungsi dan tingkatan yang relevan di dalam organisasi yang menetapkan sistim managemen ISO 9001 : 2000. Tujuan mutu harus di ukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus menerus, tujuan mutu harus ditetapkan secara spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, berorentasi pada pencapaian hasil, tepat waktu untuk mencapai tujuan tersebut diberikan batasan waktunya.

5.4.2 Perencanaan Sistim Managemen Mutu
Perencanaan Sistim Managemen Mutu telah diperbaiki untuk kejelasan dan menjamin bahwa managemen perubahan telah di masukkan dalam perencanaan. Top Managemen harus menjamin bahwa perencanaan sistim managemen mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan yang secara umum, seperti juga sasaran mutu dan keterpaduan sistim mutu direncanakan dan di terapkan.

5.5 Tanggung Jawab, wewenang dan Komunikasi
Struktur Organisasi dilampirkan pada seksi 8.6

5.5.1 Tanggung Jawab dan wewenang
Tanggung Jawab, wewenang dan Komunikasi di identifikasikan sesuai fungsi dan hubungan keterkaitan untuk mempermudah pencapaian efektifitas sistim managemen mutu, mendefinisikan komposisi dari managemen organisasi, membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasikan berbagai hubungan keterkaitan fungsional, mendefinisikan tanggung jawab dan wewenang serta mengkomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari sistim managemen mutu ISO 9001:2008 sebagai berikut :

1. Direktur Utama
Menetapkan kebijakan mutu dan visi dari perusahaan , merumuskan kebijakan mutu, mewakili perusahaan dengan pihak lain, melaksanakan tugas untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan.

2. General Manager
Mengawasi kegiatan operasional pada masing-masing divisi, mengkoordinasikan pelaksanaan operasional sehari hari, mengambil keputusan untuk menyelesaikan hal-hal yang berhubungan dengan operasional sehari-hari

3. Direktur excekutif
Menetapkan dan mengembangkan standard spesifikasi pemeriksaan pada tender input, tender dalam proses dan tender jadi, melakukan inspeksi dan pengujian atas tender input, tender dalam proses, dan tender jadi, pengendalian produk yang tidak sesuai.

4. Manager Keuangan (Akunting)
Mengkoordinasikan keuangan, akuntansi, pajak dalam perusahaan, bertanggung jawab atas pelaporan seluruh component perusahaan. Bertanggung jawab atas keluar masuknya dana perusahaan, mengecek semua laporan keungan dari pihak bank atas biaya dan posisi keuangan perusahaan, memastikan keabsahan bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan dana perusahaan. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan akuntansi dalam perusahaan, mempersiapkan laporan keuangan,mengecek data dari berbagai divisi untuk memastikan kebenaran data tersebut.

5. Manager Administrasi
Menyediakan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan operasional perusahaan, mengawasi masalah umum, memelihara tingkat kedisiplinan dan sikap kerja yang baik dalam perusahaan.
Mengidentifikasikan kebutuhan pengguna jasa dan menyesuaikannya dengan pelayanan perusahaan, mengkoordinasi penerimaan order dari pengguna jasa sampai dengan pesanan tender proyek ke manager Tender proyek Engineering, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pelayanan kepada pengguna jasa, mengidentifikasi dan mengejar target tender.
Mengevaluasi dan menyeleksi pemasok dan tender yang akan di beli, melakukan pembelian atas tender-tender seperti bahan baku, peralatan, mesin-mesin dan lainnya, memonitor pemasukan tender yang dibeli, memantau keluhan pengguna jasa atas tender yang dibeli.
Menerima pesanan dari divisi marketing dan meneruskan ke Divisitender proyek, mengkoordinir semua kegiatan tender proyek sampai ke pengiriman ke pengguna jasa. Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran tender-tender, memelihara dan menjaga tender-tender dalam hal pencegahan terhadap hal-hal yang dapat mempengaruhi mutu tender, mengatur pemilihan identitas tender dan letak tender sesuai pada tempatnya, mempersiapkandan melakukan pengiriman tender.
Setiap manager menjamin Kebijakan Mutu dimengerti dan di implementasikan dan dipelihara serta diperbaikin secara terus menerus pada setiap jajarannya.

6. Manager Teknik Perencanaan
Bertanggung jawab secara teknis untuk mempersiapkan design dan anggaran dari penawaran sesuai spesifikasi teknis dan bahan material untuk pengguna jasa, mengatur strategi penawaran, mengkoordinir persiapan bon pesanan tender proyek, menentukan spesifikasi pembelian, jumlah, batas waktu penyerahan tender proyek.
Mengkoordinir pelaksanaan supervisi untuk pengerjakan di lapangan, mengkoordinir pengiriman tender ke lapangan dan penggunaannya, menbuat jadwal pelaksanaan pekerjaan di lapangan yang disesuaikan dengan batas waktu penyelesaian, bertanggujg jawab atas mutu dan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan, membuat laporan kemajuan pekerjaan dilapangan secara berkala, menbuat keputusan-keputusan penyesuaian berbagai masalah yang timbl dilapangan yan bisa dipertanggung jawabkan.
Mempersiapkan jadwal pelaksanaan tender proyek yang disesuaikan dengan jadwal penyerahan tender, melaksanakan tender proyek sesuai pesanan pengguna jasa, memantau proses tender proyek yang efektif, memelihara dan meningkatkan mutu hasil tender proyek sesuai persyaratan dari pengguna jasa.
Bertanggung jawab atas sistim pemeliharaan mesin-mesin, peralatan-peralatan dana sarana pendukung tender proyek termasuk pemeliharaan mobil-mobil dan peralatan kantor, melakukan dan mengkoordinir perbaikan atas perangkat-perangkat tersebut.
Melaksanakan inovasi dalam pengembangan perusahaan, mengkoordinir penambahan dan pengurangan mesin-mesin dan peralatan-peralatan tender proyek, memastikan kemampuan dan kegunaan mesin-mesin dan peralatan-peralatan sebelum digunakan untuk proses tender proyek, meningkatkan efisiensi sarana dan prasarana tender proyek.

5.5.2 Wakil Managemen ( Managemen Representative/MR)
Wakil Managemen ( Managemen Representative/MR) diangkat oleh top managemen secara formal sebagai anggota managemen yang bebas dari taggung jawab lain, serta memiliki wewenang yang didefinisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektifitas dari sistim managemen mutu ISO 9001:2008. Seorang wakil managemen memiliki tanggung jawab dan wewenang bahwa menjamin proses-proses dari sistim managemen mutu ditetapkan dan dipelihara, melaporkan kepada top managemen tentang kinerja dari sistim mutu, termasuk kebutuhan untuk peningkatannya, mempromosikan kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pengguna jasa ke seluruh organisasi, memastikan sistim mutu telah disusun dan di implementasikan sesuai denganstandard ISO 9001:2008, memantau performansi, menyelesaikan masalah, menerbitkan dokumen, standard operating prosedur SOP, untuk mengawasi seluruh sistim mutu, agar terpelihara dengan benar, mengadakan, mengumpulkan, mengindek, mengakses, penyimpanan dan pemeliharaan dan penyebaran catatan mutu, merencanakan audit mutu internal, menentukan sistim statistik, memprakarsai kegiatan untuk mencegah kejadian yang berhubungan dengan ketidak sesuaian yang berhubungan dengan tender proyek, proses dan sistim mutu
Jika seorang pimpinan tidak dapat menjalankan tugasnya, maka tanggung jawab dan wewenang didelegasikan kepada bawahannya atau paling tidak pada tingkatan jabatan yan sesuai dengan struktur organisasi dalam prosedur.
Secara kusus pendelegasian secara normal dengan melalui memo, prosedur dokumentasi secara teratur dalam pendelegasian tanggung jawab kusus di tentukan di dalam prosedur. Seluruh Divisibagian bertanggung jawab meyakinkan bahwa petugasnya ada kepedulian dan bekerkja sesuai dengan SOP yang digunakan di lingkungannya.

5.5.3 Komunikasi Internal
Top managemen menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan komunikasi tersebut berkaitan dengan kegiatan dengan upaya untuk mencapai efektifitas dari sistim managemen mutu ISO 9001:2008

5.6 Tinjauan Managemen

5.6.1 Umum
Secara umum top managemen meninjau ulang sistim managemen mutu ISO 9001:2008, serta menetapkan merencanakan periode waktu peninjauan ulang managemen agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan dan efektifitas dari sistim managemen mutu.

5.6.2 Masukan Tinjauan Ulang (Review Input)
Masukan Tinjauan Ulang (Review Input) managemen harus meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus-menerus, yang berkaitan dengan :
Hasil audit, Umpan balik pengguna jasa, kinerja proses dan kesesuaian produk, status dari tindakan koreksi dan pencegahan, tindak lanjut dari peninjauan ulang managemen yang terdahulu, perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistim managemen mutu.

5.6.3 Keluaran Tinjauan Ulang (Review output)
Output peninjauan ulang managemen harus mecakup tindakan yang berkaitan dengan peningkatan sistim managemen mutu ISO 9001:2008 beserta proses-prosesnya, peningkatan tender proyek yang terkait dengan kebutuhan pengguna jasa, sumber-sumber daya yang diperlukan.

Reference: Standard ISO 9001:2008 bab 5.0
Standard Operating Prosedur SOP 5.0

6.0 MANAGEMEN SUMBER DAYA

6.1 Penyediaan Sumber Daya
Penyediaan Sumber Daya diperlukan secara tepat untukmmenerapkan dan mempertahankan sistim managemen mutu ISO 9001 : 2008 serta meningkatkan efektifitasnya terus-menerus dan meningkatkan kepuasan pengguna jasa dengan sumber daya yang tepat dan pelatihan yang dibutuhkan telah di identifikasi untuk setiap proses. Aktifitas pemeriksaan termasuk tender dan tinjauan kontrak, audit mutu internal, tinjauan managemen, pengecekan dan pengetesan tender masuk, dan pengecekan akhir.

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum
Personel yang bertanggung jawab melaksanakan tugas harus didefinisikan secara jelas dalam sistim managemen mutu ISO 9001: 2008 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan danpengalaman.

6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan telah dikembangkan sehingga mencakup tidak hanya kebutuhan pelatihan, tetapi juga kompetensi dan kesadaran. Managemen harus memperhatikan hal sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi dan menetapkan kebutuhan kompetensi untuk personil yanh melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk.

2. Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebutuhan kompetensi itu serta melakukan evalusi efektifitas dari tindakan yang dilakukan itu.

3. Menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya aktifitas mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan mutu.

4. Memelihara catatan pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman kerja dari personel.

6.3 Prasarana ( Infrastruktur)
Prasarana ( Infrastruktur) ini menyatakan bahwa managemen organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk yang mencakup

1. Bangunan, ruang kerjadan fasilitas yang sesuai

2. Peralatan proses (perangkat keras dan lunak)

3. Pelayanan pendukung ( transportasi dan komunikasi)

6.4 Lingkungan Kerja
Lingkungan Kerja yang sesuai serta menetapkan dan mengelola linkungan kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

Reference: Standard ISO 9001:2008 bab 6.0
Standard Operating Prosedur SOP 6.0

7.0 REALISASI PRODUK

7.1 Perencanaan Realisasi produk
Proses realisasi produk berada dibawah pengendalian agar memenuhi persyaratan produk. Managemen organisasi harus memperhatikan beberapa aspek berikut ini

1. Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk dengan tujuan mutu untuk produk, kebutuhan menetapkanproses-proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang sepesifik terhadap produk, aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria untuk penerimaan produk, catatan yang diperlukan agar memberikan keyakinan akan kesesuaian dari proses-proses dan produk yang dihasilkan.

2. Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratan lain dari sistim mutu ISO 9001:2008, serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode operasional yang di gunakan oleh organisasi

3. Memperhatikan apabila ada persyaratan yang lain dapat dipergunakan oleh organisasi dan telah dipertimbangkan untuk dikeluarkan (tidak diterapkan) maka persyaratan itu didefinisikan dalam pedoman mutu.

7.2 Proses yang terkait dengan Pengguna jasa

7.2.1 Identifikasi Persyaratan yang terkait dengan produk
Tiga persyaratan baru telah ditambahkan dalam proses penentuan kebutuhan pengguna jasa, persyaratan baru itu adalah :

1. Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pengguna jasa, tetapi dianggap perluuntuk di sepesifikasikan atau diterapkan dalam penggunaan seperti ketersediaan, penyerahan, petunjuk penggunaan produk, dukungan teknikal dan lainya.

2. Persyaratan Hukum dan peraturan yang terkait dengan produk.

3. Persyaratan tambahan lain yang ditentukan oleh organisasi.

7.2.2 Evaluasi Persyaratan yang terkait dengan Produk.
Organisasi harus melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Meninjau ulang persyaratan-persyaratan dari pengguna jasa dan persyaratan lain yang ditentukan oleh organisasi sebelum memberikan komitmen untuk menawarkan produk

2. Menetapkan tahapan peninjauan ulang seperti pengajuan tender, penerimaan kontrak atau pesanan.

3. Menjamin bahwa proses peninjauan ulang memperhatikan hal berikut ini
- Persyaratan produk telah di definisikan secara tepat
- Dalam hal pengguna jasa memberikan persyaratan berbentuk pernyataan tidak tertulis, persyaratan tersebut telah dikonfirmasikan sebelum penerimaan persyaratan itu sebaiknya di catat
- Persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari persyaratan terdahulu yang disepesifikasikan (misalnya dalam tender) telah diselesaikan kembali.
- Organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang di definisikan

4. Menjamin bahwa proses peninjauan ulang terhadap perubahan perubahan persyaratan produk telah dilakukan dan disadari oleh personel yang relevan dalam organisasi

5. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil peninjauan ulang dan tidak lanjut yang berkaitan.

7.2.3 Komunikasi Pengguna jasa
Organisasi harus menetapkan dan menerapkan peraturan yang efektif untuk mengkomunikasikan dengan pengguna jasa. Komunikasi dengan pengguna jasa harus berkaitan dengan :

1. Informasi produk

2. Pencarian informasi, kontrak atau penanganan pesanan termasuk tambahan-tambahan persyaratan yang ada.

3. Umpan balik dari pengguna jasa, termasuk keluhan-keluhan pengguna jasa.

7.3 Design dan Pengembangan

7.3.1 Merencanakan dan mengembangkan Desain produk.
Organisasi managemen dalam bidang teknik melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk.

2. Menetapkan perencanaan desain dan pengembangan yang memperhatikan :
- Tahap-tahap proses dedsain dan pengembangan
- Aktivitas-aktivitas peninjauan ulang, verifikasi dan validasi yang tepat pada setiap desain dan pengembangan.
- Tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan aktivitas desain dan pengembangan.

3. Mengelola keterkaitan antara kelompok-kelompok yang berbeda yang terlibat dalam aktivitas desain dan pengembangan, agar menjamin efektivitas komunikasi dan kejelasan tanggung jawab.

4. Memperbarui output dari aktivitas perencanaan desain dan pengembangan itu, demikian pula kemajuannya.

7.3.2 Input Desain dan Pengembangan
Managemen organisasi melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Mendefinisikan, mendokumentasikan, dan meninjau ulang secara tepat terhadap input yang berkaitan dengan persyaratan produk.

2. Memberikan perhatian utama pada aspek-aspek :
- Persyaratan fungsionil dan kinerja.
- Persyaratan hokum dan peraturan-peraturan yang dapat diterapkan
- Informasi relevan yang diturunkan dari desain dan pengembangan produk serupa terdahulu.
- Persyaratan lain yang penting untuk desain dan pengembangan
- Mengidentifikasi dan menyelesaikan kembali semua ketidak lengkapan, ketidak jelasan atau persyaratan-persyaratan yang saling bertentangan selama penjauan ulang.

7.3.3 Output Desain dan Pengembangan.
Managemen Organisasi melakukan pendokumentasian dari output dan pengembangan desain dan dinyatakan dalam suatu cara yang memungkinkan untuk verifikasi (pengujian) terhadap persyaratan input desain dan pengembangan yang relevan.
Output desain dan pengembangan harus memenuhi :
- memenuhi persyaratan-persyaratan input desain dan pengembangan.
- Memberikan informasi yang tepat untuk pengoperasian tender proyek dan pelayanan.
- Memilki criteria penerimaan (acceptance criteria) produk.
- Mendefinisikan karakteristik produk yang penting berkaitan dengan keselamatan atau keamanan dan penggunaan yang tepat dari produk.
Dokumen-dokumen output desain dan pengembangan harus menjadi subjek terhadap peninjauan ulang dan persetujuan terlebih dahulu sebelum dikeluarkan atau diterbitkan untuk penggunaan.

7.3.4 Peninjauan Ulang Desain dan Pengembangan.
Peninjauan ulang desain dan pengembangan harus sistimatik dalam menjamin kesesuaian dengan persyaratan input desain dan pengembangan. Proses peninjauan ulang harus meliputi
- Kesesuaian dari output desain dan pengembangan terhadap input desain dan pengembangan
- Area masalah dan kelemahan potential.
- Setiap kekurangan atau kelemahan yang teridentifikasi dalam setup proyek atau operasi dari proses desain dan pengembangan.
- Tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai suatu hasil peninjauan ulang.
Personel yang terlibat dalam proses peninjauan ulang desain dan pengembangan, harus merupakan wakil-wakil dari semua fungsi yang berkaitan dengan tahap-tahap desain dan pengembangan yang sedang ditinjau itu. Catatan-catatan dari peninjauan-ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang mengikutinya harus dipelihara.

7.3.5 Verifikasi desain dan Pengembangan.
Dalam tahapan desain dan pengembangan verifikasi harus dilekukan untuk menjamin bahwa output desain dan pengembangan itu memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai harus dicatat dan disimpan. Sebagai catatan tambahan dalam melakukan peninjauan ulang desain dan pengembangan, verifikasi desain dan pengembangan boleh memasukkan aktifitas sebagai berikut :
- Membandingkan desain dan pengembangan baru dengan desain dan pengembangan yang serupa yang telah terbukti baik jika tersedia
- Melakukan uji-uji dan demontrasi
- Melakukan metode-metode analisis alternative.
- Meninjau ulang dokumen-dokumen pada tahap desain dan pengembangan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan.

7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan
Validasi desain dan pengembangan harus dilakukan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan-persyaratan penggunaan dari produk itu. Pada dasarnya validasi desain dan pengembangan diperlukan menegaskan bahwa produk akhir yang dihasilkan adalah mampu memenuhi kebutuhan pengguna jasa dibawah kondisi-kondisi yang diantisipasi. Apabila memungkinkan, maka validasi itu harus didefinisikan, direncanakan dan diselesaikan sebelum penyerahan produk. Hasil validasi desain dan pengembangan harus dicatat dan di dokumentasikan. Apabila tidak memungkinkan untuk dilakukan validasi secara penuh, maka validasi sebagian dari output desain atau pengembangan diperlukan untuk memberikan jaminan tentang kesesuaian penggunaannya dalam tender proyek, kontruksi atau penyerahan. Validasi sebagian boleh menggunakan metode sebagai berikut :
- Meninjau ulang kepemilikann yang terlibat.
- Studi permodelan dan simulasi
- Percobaan tender proyek, kontruksi atau penyerahan yang berkaitan dengan aspek funsi produk.

7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan.
Organisasi mengantisipasi dampak dari perubahan-perubahan pada komponen utama dan produk yang telah diserahkan. Perubahan Desain dan pengembangan harus ditinjau ulang, diverifikasi, divalidasi, dan disetujui sebelum implementasi. Hasil daripada peninjauan ulang perubahan-perubahan desain dan pengembangan beserta tindak lanjut yang sesuai harus dicatat dan didokumantasikan.

7.4 Pengendalian Pembelian produk dan barang

7.4.1 Mengendalikan Proses Pembelian
Dalam Proses Pembelian managemen organisasi harus melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Mengendalikan proses pembeliannya agar menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan.

2. Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan mereka menawarkan produk berkaitan dengan persyaratan-persyaratan organisasi.

3. Mendefinisikan criteria untuk pemilihan dan evaluasi periodic terhadap pemasok.

4. Mencatat dan mendokumentasikan hasil-hasil dari evaluasi pemasok dan tindak lanjut yang sesuai.

7.4.2 Informasi Pembelian
Informasi Pembelian oleh managemen organisasi terdefinikan sebagai hal-hal penting dan pokok dalam dokumentasi pembelian. Dokumentasi pembelian harus berisi informasi yang jelas menjabarkan produk yang dibeli, persyaratan-persyaratan untuk persetujuan atau kualifikasi dati produk, prosedur, peralatan, personel dan proses. Organisasi meninjau ulang dan menyetujui dokumen-dokumen pembelian untuk kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan yang ditetapkan sebelum dikeluarkan atau diterbitkan untuk dipergunakan.

7.4.3 Verifikasi Produk yang dibeli
Managemen organisasi mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk verifikasi produk-produk yang dibeli, serta sepesifikasi peraturan verifikasi yang diinginkan ( melalui organisasi atau pengguna jasa) dan methode pengeluaran produk.

7.5 Mengendalikan Tender proyek dan Pelayanan jasa.

7.5.1 Persyaratan tender proyek dan pelayanan
Digunakan untuk mengetahui pengendalian tender proyek dan pelayanan dengan :
- Menyediakan informasi yang mensepesifikasikan karakteristik dari produk
- Jika diperlukan, menyediakan intruksi-instruksi kerja.
- Menggunakan dan memelihara peralatan yang sesuai dengan tender proyek dan pelayanan.
- Menyediakan dan menggunakan peralatan pengukuran dan pemantauan.
- Menenerapkan aktivitas pemantauan.
- Menerapkam proses-proses yang didefinisikan untuk pengeluaran produk, penyerahan dan aktivitas setelah penyerahan apabila diterapkan.

7.5.2 Validasi proses pengoperasian tender proyek dan Pelayanan jasa.
Managemen organisasi menetapkan peraturan-peraturan untuk validasi proses, yang meliputi hal-hal berikut ini jika diperlukan.
- Kriteria yang didefinisikan untuk peninjauan ulang dan persetujuan dari proses-proses
- Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel.
- Penggunaan prosedur dan metode yang disepesifikasikan.
- Kebutuhab untuk catatan dan validasi ulang.

7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan telusur (Traceability)
Managemen organisasi melakukan hal-hal tersebut ini :
- Mengidentifikasi produk, apabila diterapkan, melalui cara-cara yang tepat sepanjang proses-proses tender proyek dan pelayanan.
- Mengidentifikasi status dari produk yang berhubungan dengan pengukuran dan pemantauan. Mengendalikan dan mencatat identifikasi yang unik dari produk, jika kemampuan telusur (traceability) merupakan suatu persyaratan yang diterapkan.

7.5.4 Melindungi dan menjaga barang milik Pengguna jasa.
Organisasi melakukan hal-hal berikut :
- menetapkan proses-proses untuk memelihara hak milik pengguna jasa apabila itu berada di bawah pengendalian organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi.
- Memperhatikan proses-proses yang ditetapkan berkaitan dengan hak milik pengguna jasa, untuk keperluan verifikasi, proteksi dan pemeliharaan.
- Menjamin bahwa kejadian yang berkaitan denga hak milik pengguna jasa seperti : kehilangan, kerusakan, atau hal lain yang ditemukan tidak sesuai untuk penggunaan, itu dicatat dan dilaporkan kepada pelangan.

7.5.5 Menjaga dan memelihara Produk
Managemen organisasi melakukan hal-hal berikut :
- Menetapkan methode dan pengendalian agar menjaga kesesuaian produk dengan persyaratan pengguna jasa selama pemrosesan internal dan penyerahan sampai tujuan yang di inginkan.
- Methode dan pengendalian yang ditetapkan harus mencakup identifikasi, penyimpanan, penanganan proteksi dan pengepakan.
- Jika dapat diterapkan, maka pengendalian itu diperluas sampai komponen utama dari produk.

7.6 Pengendalian Peralatan Pengukuran dan Pemantauan.
Managemen organisasi dalam mengendalikan peralatan, pengukuran, dan pemantauan dengan melakukan cara sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi pengukuran-pengukuran yang dibuat beserta peralatan-peralatan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian produk terhadap persyaratan yang disepesifikasikan.

2. Menggunakan dan mengendalikan peralatan pengukuran dan pemantauan, agar menjamin bahwa kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran.

3. Apabila dapat diterapkan, maka alat-alat pengukuran dan pemantauan harus :
- Dikalibrasi dan disesuaikan secara periodic atau sebelum dipergunakan, terhadap alat-alat yang memiliki standard nasional atau internasional, dalam hal tidak ada standard kalibrasi yang sesuai, maka landasan yang digunakan untuk kalibrasi itu harus dicatat dan didokumentasikan.
- Dijaga dari penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi tidak valid.
- Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan (kemerosotan) selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan.
- Memiliki catatan tentang hasil-hasil kalibrasi.
- Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yang dinilai ulang, jika pada peralatan pengukuran dan pemantauan itu ditemukan bahwa waktu kalibrasi telah lewat atau jatuh tempo serta melakukan tindakan korektif.

4. Melakukan validasi terhadap perangkat lunak (software) yang digunakan untuk pengukuran dan pemantauan terhadap persyaratan yang disepesifikasikan.
Reference: Standard ISO 9001:2008 bab 7.0
Standard Operating Prosedur SOP 7.0

8.0 Evaluasi persyaratan untuk meningkatkan pengukuran, analisis

8.1 Memantau proses pengukuran
Managemen organisasi menetapkan rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari sistim managemen mutu, dan meningkatkan terus-menerus efektifitas dari sistim managemen mutu. Hal ini dapat dicapai dengan melalui penentuan methode-methode yang dapat diterapkan, termasuk teknik-teknik staistik dan lainnya.

8.2 Pengukuran dan Pemantauan.

8.2.1 Memantau dan mengukur Kepuasan Pengguna jasa
Managemen organisasi memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pengguna jasa agar mengetahui apakah organisasi telah memenuhi kebutuhan pengguna jasa.

8.2.2 Jadwal Audit Internal
Managemen organisasi melaksanakan audit terhadap sistim managemen mutu, agar menjamin bahwa sistim managemen mutu telah sesuai dengan persyaratan-persyaratan , serta telah diimplementasikan dan dipelihara secara efektif.
Kesesuaian dan efektifitas dari sistim managemen mutu merupakan tanggung jawab managemen, bagaimanapun implementasi yang efektif dari persyaratan-persyaratan dalam standard International ISO9001:2008, harus diuji lebih sering daripada hanya mengandalkan peninjauan ulang oleh managemen.
Program audit internal organisasi, termasuk setiap jadwal harus berdasarkan pada status dan kepentingan dari aktivitas yang di audit, hasil-hasil audit terdahuli, dan ukuran sistim yang lain.
Program audit internal mencakup hal-hal yang sesuai dengan :

1. Perencanaan dan penjadwalan aktivitas-aktivitas sepesifik dan area yang diaudit, juga berdasarkan pada input lain termasuk perubahan-perubahan organisasional, umpan balik pengguna jasa termasuk keluhan-keluhan pengguna jasa, laporan-laporan penyimpangan dan survey.

2. Penugasan personel yang bebas tanggung jawab langsung terhadap aktivitas yang diaudit, dengan kualifikasi yang tepat untuk melakukan audit.

3. Suatu daftar periksa (check list) yang digunakan guna memberikan landasan yang konsisten untuk proses audit.

4. Menindak lanjuti hasil audit yang terdahulu.

5. Laporan audit terdiri dari:
- Aktivitas area yang diaudit
- Ketidak sesuaian atau kekurangan-kekurangan yang ditemukan
- Tindakan koreksi yang diambil sebagai hasil dari audit sistim mutu terdahulu yang menemukan ketidaksesuaian.
-Kesempatan – kesempatan untuk meningkatkan mutu improvement).

8.2.3 Memantau dan mengukur Proses managemen mutu
Managemen organisasi menetapkan metode-metode yang sesuai untuk pengukuran dan pemantauan dari proses realisasi produk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pengguna jasa, serta metode-metode ini menunjukkan kemampuan dari proses untuk mencapai hasil yang di rencanakan.

8.2.4 Mengukur dan memantau karakteristik Produk.
Pengukuran dan Pemantauan Produk managemen organisasi menggunakan hal-hal sebagai berikut :

1. Menetapkan tahapan yang tepat untuk mengukur dan memantau karakteristik produk.

2. Memiliki bukti-bukti yang mengkonfirmasikan bahwa karakteristik produk memenuhi persyaratan untuk produk tersebut.

3. Memiliki bukti-bukti kesesuaian dengan criteria penerimaan yang didokumentasikan.

4. Menjamin bahwa catatan-catatan pengukuran dan pemantauan menunjukkan kewenangan personil yang bertanggung jawabuntuk mengeluarkan atau meluluskan produk.

5. menjamin bahwa akan diserahkan kepada pengguna jasa, apabila semua aktivitas yang disepesifikasikan telah diselesaikan secara memuaskan kecuali hal-hal lain yang disetujui oleh pengguna jasa.

8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai
Organisasi melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Menetapkan prosedur tertulis yang mendefinisikan proses-proses yang dilibatkan dalam pengendalian yang tidak sesuai (Non konforman)

2. Menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, diidentifikasikan dan dikendalikan untuk mencegah dari penggunaan yang tidak diinginkan atau penyerahan.

3. Produk yang tidak sesuai (non konformitas) yang diperbaiki ulang maka hasil perbaikan ulang itu di diverrifikasi kembali agar menjamin kesesuaian.

4. Menjamin bahwa tindakan yang tepat dilakukan, berkaitan dengan konsekuensi dari ketidaksesuaian itu, apabila produk non konformitas itu diketahui setelah penyerahan atau setelah dimulainya penggunaan produk itu oleh pihak yang berkepentingan.

5. Apabila diperlukan, melaporkan untuk memperoleh konsesi (kelonggaran) kepada pengguna jasa, pengguna akhir, lembaga hukum atau lembaga lainnya berkaitan dengan perbaikan yang diajukan dari produk yang tak sesuai

8.4 Mengumpulan dan menanalisa Data managemen mutu
Untuk menambahi persyaratan teknik statistik dalam sistim mutu ini memfokuskan perhatian pada analisis data yang tepat sebagai satu alat untuk menentukan dimana peningkatan terus menerus dari sistim mutu dapat dilakukan dengan menganalisa data untukm memberikan informasi tentang, kepuasan pengguna jasa, kesesuaian terhadap persyaratan produk, karakteristik dan kecenderungan dari proses dan produk, termasuk kesempatan untuk tindakan preventif dan pemasok-pemasok.

8.5 Meningkatkan dan mengevaluasi untuk perbaikan

8.5.1 Perbaikan berkelanjutan.
Managemen organisasi meningkatkan terus menerus efektivitas dari sistim managemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, dan sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif dan peninjauan ulang manajemen. Top managemen menunjukkan bukti bahwa ia terlibat secara intensif dalam upaya peningkatan terus menerus.

8.5.2 Mengantisipasi dan mencegah ketidak sesuaian.
Managemen organisasi menetapkan prosedur tertulis untuk melakukan tindakan korektif dengan persyaratan-persyaratan yang didefinisikan untuk:

1. Mengidentifikasi ketidaksesuaian, termasuk keluhan pengguna jasa

2. Menentukan penyebab-penyebab dari ketidaksesuaian.

3. Mengevaluasi kebutuhan untuk mengambil tindakan agar memjamin bahwa ketidaksesuaian itu akan terjadi atau terulang lagi.

4. Menentukan dan menerapkan tindakan korektif yang dilakukan .

5. Mencatat hasil-hasil dan menunjau ulang tindakan korektif yan dilakukan.

8.5.3 Mencegah terjadinya penyimpangan.
Managemen organisasi menetapkan prosedur tertukis untuk melakukan tindakan preventif dengan persyaratan yang didefinisikan untuk :

1. Mengidentifikasi ketidak sesuaian utama dan penyebabnya.

2. Menentukan dan menjamin implementasi dari tindakan preventif yang diperlukan.

3. Mencatat hasil dari tindakan preventif yang dilakukan

4. meninjau ulang tindakan preventif.